Controle de Compras

Metodologia: de onde vêm os números e como são calculados

Bases usadas

• Planilha Google Controle de Compras: aba Pedidos (um pedido/item por linha, com os dados da NF), Movimentações (entradas, transferências, saídas para consumo e ajustes de inventário), Mínimos (estoque mínimo por material e local), Orçamentos (valor mensal por centro de custo), Histórico (registro de cada gravação) e Listas (opções dos formulários, inclusive os locais de estoque).
• Arquivos de NF (PDF, foto ou XML, até 10 MB) ficam na pasta Controle de Compras - Notas Fiscais do Google Drive (privada); a planilha guarda o link, e o 📄 da tabela abre o arquivo.

Ferramentas e etapas

• A página é servida por um Worker do Cloudflare, protegido pelo Cloudflare Access (só entra quem tem login autorizado). O Worker conversa com um script (Google Apps Script) instalado na planilha, usando uma chave guardada como segredo no Cloudflare.
• Os dados são lidos ao abrir, ao clicar em Atualizar, depois de cada gravação e a cada 1 minuto com a página aberta.
• As gravações passam por uma trava no script (uma por vez). Mudança de status confere se a linha ainda é o mesmo nº de pedido antes de gravar. Transferência confere o saldo da origem dentro da trava, para não deixar saldo negativo.
• Cada gravação entra na aba Histórico com data/hora, usuário (e-mail do login), ação e detalhes.

Problemas encontrados e tratamento

• Valores aceitam 1.234,56 / 1234.56 / R$; datas aceitam aaaa-mm-dd e dd/mm/aaaa. Valor total vazio vira Quantidade × Valor unitário.
• Status e nomes de material/local são comparados sem acento e sem diferença de maiúsculas.
• Números de NF são guardados como texto, para não perder zeros à esquerda (NF 029). A chave de acesso precisa ter 44 dígitos.
• Texto que começa com =, +, - ou @ é gravado como texto, para não virar fórmula na planilha.

Como cada indicador é calculado

• Total comprado: soma do Valor total dos pedidos não cancelados. Em aberto: não entregues e não cancelados. Atrasados: em aberto com previsão anterior a hoje. Mês atual: do dia 1 até hoje, comparado ao mesmo intervalo do mês anterior.
• Fluxo do material: compra entra no CD (Almoxarifado central) → transferência para a base → Saída (consumo) quando a base usa (instalação, troca, perda/avaria ou outro). A saída é lançada por quantidade, com o nº da OS ou a equipe como referência; não há controle por número de série.
• Saldo de um material num local = soma das quantidades que chegaram nele (entradas e transferências com aquele destino) − soma das quantidades que saíram dele (transferências e saídas com aquela origem). Saídas vão para o destino "Consumo", que não é um local de estoque.
• Consumido no mês: soma das saídas com data no mês atual, de todos os locais. Consumo nas bases: saídas por local e material no mês escolhido e nos últimos 30 dias. Dura = saldo atual ÷ (consumo dos últimos 30 dias ÷ 30), arredondado para baixo; fica vermelho abaixo de 15 dias e mostra "—" quando não houve consumo nos últimos 30 dias.
• Início — Precisa de atenção: só aparece o que tem pendência. Atrasados = não entregues e não cancelados com previsão anterior a hoje; aguardando aprovação = status que começa com "Aguardando"; entregues sem NF = status Entregue sem nº de NF; abaixo do mínimo = saldo menor que o mínimo definido; estoque acabando = local e material com consumo nos últimos 30 dias e saldo para menos de 15 dias nesse ritmo; orçamento estourado = centro de custo cujo valor de pedidos no mês passou do orçamento do mês. Clicar num item abre a lista já filtrada.
• Resumo do mês: Em aberto = soma dos pedidos não entregues e não cancelados; Gasto no mês = pedidos não cancelados feitos do dia 1 até hoje, comparado ao mesmo intervalo do mês anterior; Consumido nas bases = soma das saídas do mês.
• Abaixo do mínimo: combinações material × local com mínimo definido e saldo menor que o mínimo.
• Entregues sem NF: pedidos com status Entregue e sem número de NF.
• Ajuste de inventário: diferença entre a quantidade contada e o saldo do sistema no local, na data da contagem; sobra entra com origem "Ajuste", falta sai com destino "Ajuste".
• Orçamento x realizado: realizado = soma do Valor total dos pedidos não cancelados com data do pedido no mês (ou no ano), por centro de custo; é valor comprometido no pedido, não pagamento. Uso = realizado ÷ orçamento.
• E-mail diário (segunda a sexta, por volta das 7h, para a conta dona da planilha): pedidos atrasados, entregues sem NF, itens abaixo do mínimo e centros com orçamento do mês estourado.
• Os indicadores de pedidos respeitam os filtros da aba Pedidos.

Conferências

• Saldo inicial lançado da folha de NFs recebidas em 04/11/2026 (NFs 029, 657, 655, 656 e 113), conferido contra a tabela de totais da própria folha (ex.: caixa DN 20 = 3 + 2 = 5).
• Para conferir um saldo, filtre a aba Movimentações da planilha pelo material e some as linhas com o local em Destino menos as com o local em Origem.

Limites dos números

• Os 16 pedidos iniciais e o aprovador "Gestor (exemplo)" são fictícios. Apague-os quando lançar os reais.
• O saldo das bases só fica certo se toda saída for lançada. Saídas anteriores a 14/11/2026 não foram registradas, então o saldo antigo das bases é o que foi recebido, não o que sobrou — um inventário em cada base acerta isso.
• O hidrômetro velho retirado na troca ainda não é controlado (devolução base → CD → sucata).
• Os 1.220 hidrômetros já enviados às bases (Caruaru 660, Arcoverde 240, Gravatá 320) ainda não foram lançados como transferência, porque o tipo não foi informado.
• Por segurança, a página não mostra e-mails: o servidor troca o e-mail do login por "Você" (ou "Outro usuário") antes de enviar os dados. Na planilha, o e-mail completo continua registrado.
• Quem estiver autorizado no Access lê e grava; no histórico de versões da planilha, as gravações aparecem como feitas pela conta dona do script.